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La Dichiarazione di Conformità non finisce il suo lavoro il giorno in cui la consegni. Sapere come conservare la dichiarazione di conformità, e per quanto tempo, conta tanto quanto compilarla bene: è il documento che ti tutela in caso di contestazione e che serve al cliente per anni, quando vende casa, attiva una fornitura o richiede l’agibilità. Una DiCo perfetta ma introvabile, dieci anni dopo, è come se non ci fosse.
Questa guida mette in fila le domande pratiche sulla conservazione: quanto a lungo va tenuta, chi la custodisce tra impresa e committente, se vale la copia digitale o serve la carta, e come organizzare DiCo e allegati in un unico fascicolo dell’impianto. È un articolo procedurale: niente norme tecniche, solo gestione del documento dopo la firma.
Per quanto tempo va conservata la DiCo
La prima cosa da chiarire: la Dichiarazione di Conformità non ha una scadenza. Non “vale tot anni” e poi decade. Certifica lo stato dell’impianto al momento dell’intervento, e quella fotografia resta valida finché l’impianto non viene modificato. Se non tocchi più nulla, la DiCo emessa vent’anni fa è ancora il documento di riferimento dell’impianto.
Da questo discende la regola pratica sulla durata della conservazione: tienila per tutta la vita dell’impianto. Serve tipicamente molto tempo dopo la fine dei lavori (in fase di compravendita, di nuova fornitura, di verifica o di contestazione) e in nessuno di questi momenti esiste un “troppo tardi” oltre cui buttarla.
Chi la custodisce: impresa e committente
Sul “chi conserva la DiCo, installatore o committente” la risposta corretta è: entrambi, ognuno con il suo esemplare. L’originale firmato resta all’impresa installatrice, che lo emette e ne risponde; al committente va consegnata la sua copia completa di allegati. Sono due custodie parallele, non alternative.
Per l’impresa conservare la propria copia è una forma di autotutela: se anni dopo viene contestato un sinistro o la regolarità dell’impianto, è la DiCo archiviata a dimostrare cosa è stato dichiarato, quando e da chi. Per il committente, e per il proprietario che gli succede, è il documento che abilita gli adempimenti successivi. L’articolo 8 del D.M. 37/2008 mette in capo proprio al proprietario il dovere di conservare nel tempo le caratteristiche di sicurezza dell’impianto: la DiCo e i suoi allegati sono la prima cosa da tenere a portata di mano per assolverlo.
Sulla differenza tra esemplare dell’impresa, copia del committente e copia ridotta da consegnare al distributore (quella senza gli allegati obbligatori) trovi il dettaglio in a chi va consegnata la DiCo.
Copia cartacea o digitale: cosa vale
La domanda “copia digitale o cartacea?” preoccupa più del dovuto. Per gli usi pratici della DiCo conta avere un documento completo, leggibile e riferibile a chi l’ha firmata: l’originale cartaceo firmato a penna è la forma classica, ma una copia digitale ordinata (la scansione fedele dell’originale, o il documento prodotto e firmato in digitale) è perfettamente utilizzabile per ritrovarla, ristamparla e consegnarla.
In concreto, la combinazione più solida è: tenere l’originale firmato e, accanto, una scansione in PDF archiviata in modo ordinato. Così la copia digitale ti salva quando l’originale è in un faldone irraggiungibile o si rovina, e l’originale resta disponibile quando qualcuno pretende il documento “vero”. Per il committente vale lo stesso: una copia digitale ben conservata è quella che si ritrova al volo quando il notaio o la banca la chiedono in fase di vendita.
Il fascicolo dell’impianto: DiCo e allegati insieme
L’errore più comune nella conservazione non è perdere la DiCo: è separarla dai suoi allegati. La dichiarazione e i suoi allegati formano un insieme unico: la relazione sulla tipologia dei materiali e il progetto (o lo schema dell’impianto, quando l’elaborato è del responsabile tecnico) ne fanno parte integrante ai sensi dell’art. 7 del D.M. 37/2008. Tenerli in cartelle diverse significa, di fatto, smembrare il documento.
La soluzione è ragionare per fascicolo dell’impianto: un unico contenitore, fisico o digitale, per ogni impianto, che raccoglie tutto ciò che lo documenta nel tempo:
- la Dichiarazione di Conformità firmata;
- la relazione sulla tipologia dei materiali impiegati;
- il progetto o lo schema dell’impianto realizzato;
- l’esito delle verifiche eseguite prima della firma;
- il libretto di impianto, dove previsto (termico, climatizzazione);
- le DiCo dei successivi interventi sullo stesso impianto.
Tenuto così, il fascicolo racconta la storia completa dell’impianto e si consulta in un attimo. Per chi gestisce molti cantieri, organizzare questo flusso documentale fin dalla fine lavori è ciò che fa la differenza tra un archivio consultabile e una pila di carte: il metodo è in gestire la DiCo su tanti cantieri.
Proprio sulla conservazione, DiCoFacile tiene la Dichiarazione di Conformità e i suoi allegati in un formato digitale ordinato e sempre reperibili: la DiCo emessa resta salvata e ristampabile, così il fascicolo dell’impianto non si disperde tra file sparsi e faldoni: un aiuto concreto soprattutto per chi ha tanti cantieri aperti.
Se la DiCo si perde
Anche con l’archivio più ordinato, può capitare che una vecchia DiCo non si trovi più, soprattutto quando l’impianto è datato e il documento risale a ditte cessate o ad archivi cartacei dispersi. In quel caso si apre un percorso a parte: prima si tenta il recupero di una copia (dall’impresa che l’ha emessa, dal Comune, dal distributore), e solo se il documento non esiste e l’impianto è anteriore al decreto si valuta la dichiarazione di rispondenza (DiRi), prevista dall’art. 7, comma 6.
Qui basta saperlo: il tema non è la conservazione ma il recupero, e lo abbiamo trattato passo per passo in DiCo smarrita: come recuperare una copia. La lezione che riporta indietro a questa guida è semplice: archiviare bene oggi evita di doverla ricostruire domani. Per la definizione completa del documento puoi sempre partire dal glossario, alla voce Dichiarazione di Conformità.
In sintesi
- La DiCo non ha scadenza: certifica lo stato dell’impianto al momento dell’intervento e resta valida finché l’impianto non viene modificato.
- Conservala per tutta la vita dell’impianto: è una buona prassi, perché il decreto fissa obblighi di consegna ma non un termine uniforme di archiviazione.
- La custodiscono sia l’impresa (originale, per autotutela) sia il committente/proprietario (copia completa di allegati).
- La copia digitale ordinata è pienamente utilizzabile: scansiona tutto il fascicolo, allegati compresi, non solo la prima pagina.
- Tieni DiCo e allegati come un unico fascicolo dell’impianto: relazione materiali, progetto/schema, verifiche e libretto insieme.
- Archiviare bene oggi evita il recupero affannoso (o la DiRi) domani.
Questa guida ha carattere informativo e operativo: non sostituisce la lettura del testo vigente del D.M. 37/2008 né una valutazione tecnica del caso specifico.
